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SINTESI DEL PROGETTO
anno 2006

Il Coordinamento URP, nato nel 2005, vuole essere un sistema condiviso di comunicazione e crescita degli uffici relazione con il pubblico (URP) istituzionali.

Obiettivi del progetto sono:

  • favorire l’omogeneità e la comprensibilità delle relazioni con il cittadino.
  • creare una “comunità di comunicatori territoriale” riconosciuta e riconoscibile.
  • supportare gli enti che ancora non hanno attivato la struttura e che sono interessati a farlo.

Le risorse economiche sono appositamente destinate dall’Assessorato alla Comunicazione coordinata della Provincia per il co-finanziamento delle attività previste dal comitato tecnico del coordinamento.


Chi siamo/La comunità dei comunicatori
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A chi si rivolge il progetto:
Amministratori
Responsabili Urp e strutture di comunicazione analoghe;
Istituzioni, Associazioni del territorio
Reti nazionali che si occupano di Comunicazione e Formazione
Media

Cittadini



GLI URP DELLA PROVINCIA
La mappatura delle strutture di comunicazione:

A chi è stata rivolta l'indagine:
La scheda rilevazione attività ha interessato i 20 comuni della provincia, in particolare le strutture addette alla comunicazione e alla relazione con il pubblico (URP).
Hanno compilato e inviato la scheda 19 comuni su 20. I risultati (il documento si trova nell'area riservata "Comunità dei Comunicatori).

Punti d'interesse:
Attivare un coordinamento che promuova e organizzi attività comuni tra i “comunicatori del territorio” al fine di favorire la nascita di una vera e propria comunità..

In particolare:

  • favorire la legittimazione delle strutture di comunicazione (urp in particolare) all’interno delle proprie amministrazioni);
  • gestione integrata dell’urp e della rete civica per i comuni più piccoli;
  • attivare e condividere processi, procedure e attività omogenee;
  • diffusione e condivisione di buone pratiche attivate all’interno degli enti per la gestione dell’URP e della comunicazione (es. servizi online, semplificazione dei processi e procedure, comunicazione pubblica)
  • favorire la conoscenza, comunicazione e relazione tra i responsabili degli urp del territorio;
  • finanziamento/supporto economico da parte della Provincia per acquisto attrezzature e servizi comuni (es. software gestionali, banche dati, formazione ecc..).

Criticità emerse

  • cultura interna all’organizzazione;
  • formazione del personale addetto;
  • risorse umane e strutture idonee, soprattutto per i comuni più piccoli;
  • gestione del backoffice e della comunicazione da parte dei resp. come previsto dalla Legge 150/2000, che spesso sono condizionati dal servizio diretto al cittadino e hanno difficoltà a gestire il coordinamento;

Obiettivi di comunicazione del coordinamento

  • Promuovere le strutture di comunicazione del territorio;
  • Favorire la relazione tra i responsabili della comunicazione degli enti;
  • Avviare progetti comuni e scambio di buone pratiche;
  • Favorire lo sviluppo e il consolidamento della strutture di comunicazione all’interno degli enti, diffondendo la cultura della comunicazione interna e di servizio al cittadino;
  • Innovazione e modernizzazione nella p.a. locale;
  • Sviluppo e nascita di sportelli polifunzionali;
  • Sussidiarietà orizzontale (es. urp e uffici stampa in rete)
  • carenza comunicazione interna e coordinamento tra i ruoli addetti alla comunicazione (Ufficio Stampa, Urp, Segreterie politiche).

Strumenti del coordinamento

  • Protocollo d’intesa da sottoporre alle rispettive amministrazioni che indichi la chiara volontÓ politica di procedere all’attivazione di coordinamento e che approvi le linee di azione progettuale

  • Comitato tecnico-scientifico di supporto al coordinamento che definisca un metodo per la realizzazione di progetti e azioni condivisi. Composto da chi si occupa di comunicazione e ha già maturato un’esperienza concreta nella gestione dell’urp, che promuova., coordini e monitori le attività del coordinamento;

  • Partnership specializzate tra il Coordinamento Provinciale e istituzioni del settore per l’aggiornamento e il supporto tecnico: es. Associazione Comunicazione Pubblica, Università Scienze della Comunicazione, Regione Emilia-Romagna-Rete Urp;

  • Pagina URPONLINE integrata con coordinamento URP sul sito della Provincia. In una prima fase un sito-vetrina di presentazione degli urp della Provincia e che diventi nel tempo un punto di riferimento aggiornato per la comunità di comunicatori (indirizzi, nomi dei responsabili, informazioni, attività). Newsletter tematica on line dedicata al Coordinamento e da inviare a mailing mirate (con possibilità di iscriversi e riceverla direttamente nella propria casella di posta elettronica);

  • Servizi integrati da avviare attraverso Laboratori esperienziali e gruppi di lavoro sui temi di interesse emersi: formazione, redazione Piani di Comunicazione, sito internet e rete civica, servizi on line, comunicazione interna e organizzativa, creazione banche dati, ecc..

  • Punti informativi della provincia presso gli urp dei Comuni e delle altre istituzioni del territorio.


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I RISULTATI DELLA MAPPATURA
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LA SCHEDA DI RILEVAMENTO